Ja vēlaties uzlabot biznesa procesus un rezultātus, komunikāciju nevajadzētu vērtēt tikai pēc publicēto ziņu, pasākumu vai sociālo tīklu ierakstu skaita. Tās vieta organizācijas struktūrā nosaka, cik agri uzņēmums pamana reputācijas riskus, saprot ieinteresēto pušu reakcijas un pieņem pamatotākus lēmumus.
Jautājums par komunikācijas pakļautību nav formāls organizācijas shēmas jautājums. Tas ietekmē informācijas plūsmu, vadības lēmumu kvalitāti un uzņēmuma spēju rīkoties situācijās, kurās uzticība kļūst par biznesa resursu.
Komunikācija ir vadības funkcija
Komunikācija veido tiltu starp uzņēmuma lēmumiem un cilvēkiem, kurus šie lēmumi skar, darbiniekiem, klientiem, partneriem, investoriem un sabiedrību. Tādēļ tā nevar būt tikai pēdējais posms, kurā jau pieņemtam lēmumam tiek sagatavots skaidrojums.
No biznesa antropoloģijas skatpunkta uzņēmums ir attiecību un nozīmju sistēma, nevis vienīgi procesu kopums. Ja vadība nesaprot, kā dažādas grupas interpretēs pārmaiņas, pat loģisks lēmums var radīt pretestību, baumas vai uzticības zudumu.
Komunikācijas profesionālis šādā situācijā palīdz pamanīt ne tikai to, ko uzņēmums vēlas pateikt, bet arī to, ko auditorija, visticamāk, sadzirdēs. Šī kompetence ir īpaši vērtīga pārmaiņu vadībā, darba devēja reputācijas veidošanā un krīzes situācijās.
Tieša pieeja stiprina lēmumus
Komunikācijas loma vadībā kļūst stratēģiska tad, ja tās pārstāvjiem ir savlaicīga pieeja lēmumu pieņēmējiem. Tieša atskaitīšanās izpilddirektoram var nodrošināt šo pieeju, taču pati par sevi vēl negarantē ietekmi.
Izšķiroši ir tas, vai komunikācija tiek iesaistīta pirms lēmuma pieņemšanas, nevis tikai pēc tā apstiprināšanas. Šeit nozīme ir gan formālajai struktūrai, gan vadības darba kultūrai.
Agrīna iesaiste mazina riskus
Kad komunikācijas vadītājs piedalās stratēģiskās sarunās, viņš var savlaicīgi identificēt jautājumus, kurus uzdos darbinieki, klienti vai mediji. Tas dod iespēju koriģēt lēmuma ieviešanu, skaidrojumus vai iesaistes plānu, pirms problēma ir kļuvusi publiska.
Agrīna iesaiste nav aicinājums komunikācijai pieņemt visus biznesa lēmumus. Tā ir iespēja papildināt finanšu, juridisko un operacionālo skatījumu ar cilvēku uztveres un uzticības perspektīvu.
Reputācija nav tikai mārketings
Mārketings galvenokārt palīdz radīt pieprasījumu un veidot piedāvājuma vērtību konkrētām auditorijām. Savukārt komunikācija rūpējas par plašāku uzticības vidi, kurā uzņēmuma rīcība tiek vērtēta ilgākā laikā.
Ja komunikācija ir pakļauta tikai mārketinga mērķiem, pastāv risks reputācijas jautājumus reducēt līdz redzamībai vai pozitīvam vēstījumam. Taču reputāciju bieži veido tieši sarežģītās situācijas, atlaišana, kļūda produktā, vadības maiņa, konflikts ar partneriem vai neskaidra pārmaiņu komunikācija.
Pieeja svarīgāka par titulu
Ne visās organizācijās tieša atskaitīšanās izpilddirektoram būs praktiskākais modelis. Mazākos uzņēmumos komunikācijas kompetence var būt cieši integrēta vadības komandā arī bez atsevišķa hierarhiska līmeņa.
Būtiskākais ir uzticams kanāls uz lēmumu pieņemšanas vidi, skaidras atbildības un vadītāju gatavība uzklausīt neērtus jautājumus. Ja komunikācija tiek aicināta tikai noformulēt pareizi, tās pienesums paliek tehnisks, nevis stratēģisks.
Nepareiza pakļautība rada izmaksas
Ja komunikācijas funkcija informāciju saņem novēloti, uzņēmums bieži nonāk reaģēšanas režīmā. Tad tiek steigā sagatavoti skaidrojumi, vadītāji sniedz atšķirīgus vēstījumus un darbinieki par būtiskām pārmaiņām uzzina no neformāliem avotiem.
No biznesa psiholoģijas viedokļa informācijas vakuums reti paliek tukšs. Cilvēki to aizpilda ar pieņēmumiem, īpaši tad, ja pārmaiņas skar viņu drošības sajūtu, statusu vai ikdienas darbu.
Šādas kļūdas rada ne tikai reputācijas risku, bet arī operacionālas sekas, zemāku iesaisti, lēnāku pārmaiņu ieviešanu un lielāku vadītāju laika patēriņu konfliktu risināšanā. Tāpēc komunikācijas vieta struktūrā jāvērtē pēc tās spējas uzlabot lēmumu izpildi, nevis pēc departamenta nosaukuma.
Izvērtējiet savu komunikācijas modeli
Komunikācijas funkcijai jābūt pietiekami tuvu vadībai, lai tā varētu sniegt padomu pirms būtiskiem lēmumiem un pamanīt riskus visā organizācijā. Tieša atskaitīšanās izpilddirektoram var to atvieglot, taču ilgtermiņa vērtību rada pieeja, uzticēšanās un iesaiste lēmumu pieņemšanā.
Praktisks nākamais solis ir pārskatīt, kuros lēmumos komunikācija pašlaik tiek iesaistīta un kurā brīdī tas notiek. Vērtīgi jautājumi ir šādi. Vai komunikācijas komanda drīkst apstrīdēt pieņēmumus, vai darbinieku reakcijas nonāk līdz vadībai un vai krīzes komunikācijas atbildības ir skaidras?
Ja nepieciešams pārveidot komunikācijas pārvaldību, ir lietderīgi piesaistīt stratēģiskās komunikācijas konsultantus, pārmaiņu vadības speciālistus un organizāciju psihologus. Savukārt uzņēmuma kultūras, neformālo informācijas plūsmu un ieinteresēto pušu attiecību izpētē nozīmīgu ieguldījumu var sniegt biznesa antropoloģijas eksperti.